- HB-møder indkaldes normalt med en uges varsel med udsendelse af dagsorden og materiale til mødet. Såvel HB-medlemmer som alle suppleanter modtager materialer og indkaldelsen. Suppleanter er indbudt til deltagelse uanset omfanget af indkomne afbud, og begge grupper opfordres til at prioritere deltagelse i alle møder.
- I tilfælde af, at forslag bringes til afstemning, og et eller flere ordinære HB-medlemmer er fraværende, har suppleanten stemmeret for den fraværende valggruppe, som han/hun repræsenterer.
- HB-møder er åbne for medlemmer af Din Sundhedsfaglige A-kasses delegeretforsamling, som kan overvære møderne. Møderne annonceres på www.dsa.dk.
- HB er beslutningsdygtig, når mere end halvdelen af medlemmerne er mødt enten ved personligt fremmøde af ordinære medlemmer eller ved suppleanter, der er indtrådt i ordinære medlemmers sted. Suppleanter, der deltager i mødet uden at være indkaldt som suppleant for et ordinært medlem, medregnes ikke.
- Formandskabet udarbejder mødets dagsorden, og forslag fra HB-medlemmer, der ønskes optaget på dagsordenen, skal være formanden i hænde senest tre uger før mødet.
- Ved fuld enighed blandt de tilstedeværende og repræsenterede HB-medlemmer kan HB på selve mødet beslutte at behandle punkter, der ikke er sat på dagsordenen.
- Direktøren er sekretær for mødet, og administrationen udarbejder referat.
- Referatet udformes generelt som beslutningsreferat og sendes normalt ud til HB’s godkendelse 5 arbejdsdage efter mødets afholdelse. For visse dagsordenspunkter medtages dog den fulde ordlyd af sagsfremstilling i referatet af hensyn til dets informationsværdi for de delegerede.
- Ethvert medlem af HB kan på begæring få ført særstandpunkter til referat.
- Referatet er godkendt, såfremt der ikke er indgivet rettelser til referatet på den ottende arbejdsdag fra udsendelsen kl. 12. Det godkendte referat udsendes til HB og HB-suppleanter samt til de delegerede og disses suppleanter.
- Beslutninger i HB sker ved simpelt stemmeflertal blandt de fremmødte. Afstemning sker normalt ved håndsoprækning. Ved personvalg med mere end en kandidat til en post, kan skriftlig afstemning anvendes.
- HB-møder afholdes normalt i Din Sundhedsfaglige A-kasses lokaler med fysisk fremmøde.
- HB-møder kan også afvikles digitalt eller telefonisk.
Godkendt og besluttet på HB-møde 07.12.2020